e-Boekhouden facturen vanuit urenregistratie

Facturen maken vanuit urenregistratie in e-Boekhouden werkt door eerst je uren vast te leggen per relatie en project, en deze vervolgens met één klik om te zetten naar een factuur. De gefactureerde uren worden automatisch gemarkeerd, zodat je nooit dubbel factureert.

Hoe werkt urenregistratie in e-Boekhouden?

e-Boekhouden biedt een ingebouwde urenregistratiemodule waarmee je per dag je gewerkte uren kunt vastleggen. De module is beschikbaar in alle betaalde abonnementen.

Uren invoeren

1. Ga naar Uren in het hoofdmenu
2. Selecteer de datum
3. Kies de relatie (klant) en het project
4. Vul het aantal uren in
5. Voeg een omschrijving toe
6. Sla op

Je kunt ook meerdere regels per dag invoeren voor verschillende klanten of projecten.

Van uren naar factuur

Zodra je uren hebt geregistreerd, kun je ze factureren:

1. Ga naar Uren > Overzicht
2. Filter op relatie en/of periode
3. Selecteer de uren die je wilt factureren
4. Klik op Factureren
5. e-Boekhouden maakt een conceptfactuur aan
6. Controleer de factuur en verstuur

De factuur bevat automatisch:

• De juiste relatie (klant)
• Een specificatie van de gewerkte uren
• Het berekende bedrag (uren x uurtarief)
• Het juiste BTW-tarief

Uurtarieven instellen

Per relatie

Je kunt een standaard uurtarief instellen per relatie. Dit is handig als je voor verschillende klanten verschillende tarieven hanteert.

Per project

Binnen een relatie kun je projecten aanmaken met elk een eigen uurtarief. Ideaal als je voor één klant verschillende soorten werk doet (bijv. development vs. advies).

Tarievenmatrix

Uren importeren in e-Boekhouden

De ingebouwde urenregistratie van e-Boekhouden is functioneel, maar veel zzp'ers houden hun uren liever bij in een externe tool. De vraag is dan: hoe krijg je die uren in e-Boekhouden?

Het probleem

e-Boekhouden biedt geen standaard CSV-importfunctie voor uren. Je kunt niet simpelweg een Excel-bestand uploaden en verwachten dat de uren automatisch worden ingelezen.

Optie 1: Handmatig overtypen

De meest voor de hand liggende oplossing: open je urenregistratie en e-Boekhouden naast elkaar en typ alles over.

Tijdsinvestering: 30-60 minuten per maand, afhankelijk van het aantal uren Risico: Typefouten, verkeerde klant, verkeerd tarief

Lees meer over de voor- en nadelen van handmatig vs. automatisch synchroniseren.

Optie 2: Via de e-Boekhouden API

e-Boekhouden biedt een SOAP API waarmee je programmatisch uren kunt aanmaken. De relevante API-methode is AddMutatie voor het boeken van facturen, en er zijn methoden beschikbaar voor het vastleggen van uren.

Let op: De e-Boekhouden API werkt met SOAP/XML, wat technisch complexer is dan moderne REST-API's. Je hebt programmeerkennis nodig om hier gebruik van te maken.

Optie 3: Via Synkr

Met Synkr koppel je je externe urenregistratie-tool direct aan e-Boekhouden:

• Toggl - Synchroniseer je Toggl-uren naar e-Boekhouden
• Google Sheets - Koppel je spreadsheet
• Excel - Upload en synchroniseer
• Notion - Koppel je Notion-database

Synkr handelt de technische complexiteit van de e-Boekhouden API voor je af en biedt een visuele interface voor het mappen van kolommen.

Factuurspecificatie

Een van de sterke punten van factureren vanuit uren is de mogelijkheid om een gedetailleerde specificatie mee te sturen. Klanten waarderen het als ze precies kunnen zien waarvoor ze betalen.

Wat neem je op in de specificatie?

Een goede factuurspecificatie bevat:

• Datum - Op welke dag het werk is uitgevoerd
• Omschrijving - Wat je hebt gedaan
• Aantal uren - Hoeveel tijd het heeft gekost
• Uurtarief - Het afgesproken tarief
• Bedrag - Uren x tarief

Automatische specificatie

Wanneer je in e-Boekhouden uren omzet naar een factuur, kun je kiezen of je de individuele uren als regels op de factuur wilt tonen, of als samenvatting (totaal aantal uren). Voor transparantie richting je klant is de gedetailleerde variant vaak beter.

Tips voor efficiënt factureren

1. Factureer maandelijks - Stel een vast moment in (bijv. de eerste werkdag van de maand) om de uren van de afgelopen maand te factureren.

2. Controleer voor het versturen - Neem 5 minuten om je factuur te controleren. Klopt het aantal uren? Het tarief? De BTW? Een correctie achteraf kost meer tijd dan even checken.

3. Gebruik projecten - Zelfs als je maar één project per klant hebt, maakt het gebruik van projecten je administratie overzichtelijker.

4. Bewaar je urenspecificatie - Sommige klanten vragen maanden later om een specificatie. Als je uren gekoppeld zijn aan facturen, kun je dit altijd terugvinden.

5. Overweeg een koppeling - Als je meer dan 20 uur per maand factureert en je uren bijhoudt in een externe tool, bespaart een automatische koppeling je significant tijd. Lees meer over hoe je je administratietijd kunt halveren.

Veelgestelde vragen

Kan ik terugkerende facturen aanmaken in e-Boekhouden?

Ja, e-Boekhouden ondersteunt terugkerende facturen. Dit is handig voor vaste maandelijkse opdrachten. Je kunt een factuurtemplate aanmaken die automatisch elke maand wordt gegenereerd.

Hoe werkt de BTW op mijn factuur?

e-Boekhouden berekent automatisch de BTW op basis van het ingestelde tarief (standaard 21% voor dienstverlening in Nederland). Voor buitenlandse klanten kun je het BTW-tarief aanpassen. Meer hierover in BTW en uren als zzp'er.

Kan ik facturen versturen vanuit e-Boekhouden?

Ja, je kunt facturen per e-mail versturen vanuit e-Boekhouden. Je kunt ook een PDF downloaden om zelf te versturen.

Wat als een klant de factuur betwist?

Als je uren gekoppeld zijn aan je factuur, kun je altijd een gedetailleerde specificatie tonen. Dit maakt discussies over factuurbedragen veel eenvoudiger op te lossen.

Is e-Boekhouden geschikt voor zzp'ers?

Ja, e-Boekhouden is een van de populairste boekhoudpakketten onder Nederlandse zzp'ers. Het biedt alles wat je nodig hebt: facturatie, BTW-aangifte, urenregistratie en bankboekingen. Vergelijk het met Moneybird om te zien welke het beste bij je past.

Conclusie

e-Boekhouden biedt een solide workflow van urenregistratie naar facturatie. De ingebouwde module is functioneel en betrouwbaar. Houd je je uren liever bij in een externe tool? Dan hoeft handmatig overtypen niet - met een koppeling synchroniseer je je uren direct naar e-Boekhouden, klaar om te factureren.