Toggl uren exporteren en importeren
Toggl uren exporteren kan via het Reports-dashboard: kies je periode, filter op project of klant, en download als CSV of PDF. Dit geeft je een overzicht van alle geregistreerde tijd dat je vervolgens kunt importeren in je boekhoudsoftware of kunt gebruiken voor facturatie.
Waarom Toggl uren exporteren?
Toggl Track is een van de populairste tijdregistratie-tools onder freelancers, en met goede reden. De interface is intuïtief, de mobiele app werkt uitstekend en de gratis versie biedt alles wat een zzp'er nodig heeft. Maar als het tijd is om te factureren, moet je die uren zien te krijgen in je boekhoudpakket.
De meest voorkomende redenen om te exporteren:
- Facturatie - Uren overnemen naar Moneybird, Simplicate of e-Boekhouden
- Rapportage - Overzichten maken voor klanten
- Administratie - Bewijs van gewerkte uren voor de Belastingdienst
- Analyse - Inzicht in waar je tijd naartoe gaat
Toggl uren exporteren: stap voor stap
Via het Reports-dashboard
- Log in op Toggl Track
- Ga naar Reports in het linkermenu
- Kies het rapporttype:
- Summary - Totalen per project/klant
- Detailed - Elke individuele tijdregistratie
- Weekly - Weekoverzicht
- Stel de gewenste periode in (deze week, deze maand, aangepaste periode)
- Filter eventueel op project, klant of tag
- Klik rechtsboven op het download-icoon
- Kies CSV of PDF
Wat staat er in de export?
Een Toggl CSV-export bevat standaard deze kolommen:
| Kolom | Omschrijving |
|---|---|
| User | De gebruiker die de tijd registreerde |
| E-mailadres van de gebruiker | |
| Client | De klantnaam |
| Project | Het project |
| Task | De taak binnen het project |
| Description | Omschrijving van de activiteit |
| Billable | Factureerbaar (Yes/No) |
| Start date | Startdatum |
| Start time | Starttijd |
| End date | Einddatum |
| End time | Eindtijd |
| Duration | Duur in HH:MM:SS |
| Tags | Eventuele tags |
| Amount | Bedrag (indien uurtarief ingesteld) |
Via de Toggl API
Voor meer controle kun je de Toggl Reports API gebruiken. Dit is vooral handig als je het exportproces wilt automatiseren:
GET https://api.track.toggl.com/reports/api/v3/workspace/{workspace_id}/search/time_entries
De API retourneert JSON-data die je vervolgens kunt verwerken. Voor de meeste freelancers is de handmatige export via het dashboard echter ruim voldoende.
Uren importeren in je boekhoudsoftware
Moneybird
Moneybird heeft geen standaard CSV-importfunctie voor uren. Je opties:
- Handmatig overnemen - Open de CSV in Excel/Sheets en typ de uren over in Moneybird
- Via de API - Gebruik de Moneybird API om uren programmatisch aan te maken
- Via Synkr - Koppel Toggl direct aan Moneybird en synchroniseer met één klik
Meer hierover in ons artikel over uren boeken in Moneybird.
Simplicate
Simplicate biedt een API waarmee je uren kunt registreren per project en medewerker. Handmatig importeren via CSV is niet mogelijk in de standaard interface. Lees meer over de Simplicate koppeling.
e-Boekhouden
Bij e-Boekhouden kun je uren vastleggen via de urenregistratiemodule. CSV-import is beperkt beschikbaar. Voor de meeste freelancers is een directe koppeling de efficiëntste optie. Zie ook e-Boekhouden facturen vanuit urenregistratie.
Veelvoorkomende problemen bij exporteren
Dubbele uren
Als je dezelfde export meerdere keren importeert, krijg je dubbele registraties. Houd bij welke perioden je al hebt geëxporteerd, of gebruik een tool die duplicaten automatisch detecteert.
Tijdzones
Toggl slaat tijden op in UTC en converteert naar je lokale tijdzone bij weergave. Bij het exporteren worden de tijden in je ingestelde tijdzone weergegeven. Controleer dat je Toggl-profiel op de juiste tijdzone staat (Europe/Amsterdam voor Nederland).
Ontbrekende projecten of klanten
Als je in Toggl niet consistent projecten en klanten hebt ingevuld, wordt je export onoverzichtelijk. Tip: maak het jezelf makkelijk door bij het starten van een timer altijd een project te selecteren.
Afrondingsverschillen
Toggl registreert op de seconde, maar veel boekhoudsoftware werkt met kwartieren of hele uren. Bepaal vooraf hoe je afrondt en pas dit consistent toe.
Toggl export automatiseren
Het maandelijks handmatig exporteren en importeren van uren kost al snel 30-60 minuten. Dat is tijd die je ook aan je klanten kunt besteden. Er zijn een paar manieren om dit te automatiseren:
Toggl integraties
Toggl biedt zelf een aantal integraties aan, maar de meeste zijn gericht op projectmanagement-tools (Asana, Jira, etc.) en niet op Nederlandse boekhoudsoftware.
Zapier of Make
Via Zapier of Make kun je een workflow bouwen die Toggl-uren doorstuurt naar je boekhoudsoftware. Nadeel: je moet per integratie een aparte "Zap" of "Scenario" configureren, en de kosten lopen op bij meer dan basaal gebruik.
Synkr
Met Synkr koppel je Toggl rechtstreeks aan je boekhoudsoftware. Het verschil met generieke automatiseringstools:
- Gebouwd voor Nederlandse boekhoudsoftware - Native ondersteuning voor Moneybird, Simplicate en e-Boekhouden
- Kolommapping - Map Toggl-velden naar de juiste velden in je boekhoudsoftware
- Handmatige controle - Synchroniseer wanneer jij wilt, geen verrassingen
- Geen dubbele uren - Slimme detectie voorkomt duplicaten
Lees meer over het verschil tussen handmatig en automatisch synchroniseren.
Tips voor een schone Toggl-administratie
- Gebruik projecten consequent - Maak voor elke klant of opdracht een project aan
- Stel klanten in - Groepeer projecten onder klanten voor betere rapportages
- Gebruik tags - Handig voor het categoriseren van werkzaamheden (bijv. "development", "overleg", "administratie")
- Markeer factureerbare uren - Zet de "Billable" vlag aan voor uren die je wilt factureren
- Stel uurtarieven in - Dan berekent Toggl automatisch de bedragen in je export
Veelgestelde vragen
Kan ik Toggl-uren exporteren per klant?
Ja, gebruik het filter op het Reports-dashboard om op klant te filteren voordat je exporteert.
Hoelang bewaart Toggl mijn data?
Bij het gratis plan bewaart Toggl je data onbeperkt. Je kunt altijd terug in de tijd om oude uren te exporteren.
Is de Toggl export GDPR-compliant?
Ja, Toggl is een Europees bedrijf (gevestigd in Estland) en voldoet aan de AVG/GDPR. Je export bevat persoonsgegevens (naam, e-mail), dus ga er zorgvuldig mee om.
Kan ik automatisch elke maand een export ontvangen?
Toggl biedt geen ingebouwde functie voor automatische exports per e-mail. Je kunt dit wel opzetten via de API of via een koppeling.
Conclusie
Toggl uren exporteren is eenvoudig via het Reports-dashboard, maar het handmatig importeren in je boekhoudsoftware is waar de meeste tijd verloren gaat. Door je Toggl-administratie schoon te houden en het importproces te automatiseren, bespaar je elke maand tijd die je beter kunt besteden. Bekijk ook ons overzicht van de beste urenregistratie-apps voor freelancers.