Uren boeken in Moneybird: de complete gids

Uren boeken in Moneybird doe je via het menu "Tijd & projecten", waar je per klant en project uren kunt vastleggen die je vervolgens direct omzet naar factuurregels. Voor veel zzp'ers is dit de snelste manier om van tijdregistratie naar factuur te gaan - mits je Moneybird goed hebt ingericht.

Wat is uren boeken in Moneybird?

Wat is uren boeken in Moneybird? Uren boeken in Moneybird is het vastleggen van gewerkte tijd per contactpersoon en project, zodat je deze uren later kunt factureren. Moneybird combineert hiermee boekhoudkundig en urenregistratie in één platform.

Stap-voor-stap: uren boeken

1. Project aanmaken

Voordat je uren kunt boeken, heb je een project nodig:

• Ga naar Tijd & projecten in het hoofdmenu
• Klik op Nieuw project
• Koppel het project aan een contactpersoon (je klant)
• Stel een uurtarief in (optioneel, maar handig voor facturatie)

2. Uren registreren

Per project kun je nu uren invoeren:

• Klik op het project
• Kies Tijd toevoegen
• Vul de datum, het aantal uren en een omschrijving in
• Sla op

Je kunt ook de timer gebruiken als je real-time wilt bijhouden hoeveel tijd je aan een taak besteedt.

3. Uren factureren

Zodra je uren hebt geboekt, kun je ze omzetten naar een factuur:

• Open het project
• Selecteer de uren die je wilt factureren
• Klik op Factureren
• Moneybird maakt automatisch een conceptfactuur aan met de juiste bedragen

Veelvoorkomende problemen

Uren verschijnen niet op de factuur

Dit gebeurt meestal als:

• Het uurtarief niet is ingesteld op projectniveau
• De uren al eerder zijn gefactureerd (Moneybird markeert ze als "gefactureerd")
• De contactpersoon op het project niet overeenkomt met de factuurontvanger

BTW-instellingen kloppen niet

Controleer bij het project welk BTW-tarief is ingesteld. Voor de meeste dienstverlening binnen Nederland geldt 21% BTW. Werk je voor buitenlandse klanten? Dan kan het BTW-nultarief of de verleggingsregeling van toepassing zijn. Lees meer over BTW en uren als zzp'er.

Beperkingen van de ingebouwde urenregistratie

Hoewel Moneybird een prima basisfunctie biedt voor urenregistratie, lopen veel freelancers tegen beperkingen aan:

Volgens een onderzoek van het CBS (2024) besteden zzp'ers gemiddeld 5,2 uur per week aan administratieve taken, waarvan urenregistratie en facturatie een significant deel uitmaken.

Uren bijhouden in een andere tool?

Veel zzp'ers registreren hun uren liever in een tool als Toggl, Google Sheets of Notion - maar factureren via Moneybird. Het probleem: je moet die uren dan handmatig overnemen.

De handmatige workflow

1. Exporteer uren uit je tijdregistratie-tool (CSV of Excel)
2. Open Moneybird
3. Voer per regel de uren, het project en de omschrijving in
4. Controleer of alles klopt
5. Factureer

Dit proces kost al snel 30-60 minuten per maand en is foutgevoelig. Een typfout in het aantal uren of het verkeerde project kan leiden tot verkeerde facturen.

Automatisch synchroniseren met Synkr

Met Synkr koppel je je urenregistratie-tool rechtstreeks aan Moneybird. Je uren worden automatisch gesynchroniseerd naar de juiste projecten en contactpersonen, inclusief de juiste tarieven. Geen handmatig overtypen, geen fouten.

Het werkt als volgt:

1. Koppel je bron (bijv. Toggl, Google Sheets of Excel) aan Synkr
2. Koppel Moneybird als bestemming
3. Map je kolommen naar de juiste velden
4. Synchroniseer met één klik

Je houdt volledige controle: Synkr synchroniseert alleen wanneer jij dat wilt. Lees meer over de verschillen tussen handmatig en automatisch synchroniseren.

Tips voor een efficiënte workflow

1. Boek dagelijks - Wacht niet tot het einde van de maand. Dagelijks 2 minuten bijhouden bespaart je een uur zoekwerk achteraf.

2. Gebruik consistente omschrijvingen - Hanteer een vast format zoals "Projectnaam - Taakomschrijving". Dit maakt factureren en rapporteren veel eenvoudiger.

3. Stel standaardtarieven in - Configureer je uurtarief op projectniveau. Zo hoef je dit niet bij elke urenregel opnieuw in te vullen.

4. Controleer voor het factureren - Neem altijd even de tijd om je uren te controleren voordat je factureert. Een factuur corrigeren achteraf kost meer tijd dan het even nakijken vooraf.

5. Automatiseer wat je kunt - Als je uren in een andere tool bijhoudt, overweeg dan een koppeling om handmatig overtypen te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Kan ik uren met terugwerkende kracht boeken?

Ja, je kunt bij het invoeren van uren elke gewenste datum kiezen. Dit is handig als je een paar dagen vergeten bent bij te houden.

Wat als mijn klant in Moneybird nog niet bestaat?

Maak eerst een contactpersoon aan onder Contacten. Maak daarna een project aan en koppel het aan die contactpersoon.

Hoe exporteer ik mijn uren uit Moneybird?

Ga naar Tijd & projecten, filter op de gewenste periode en klik op Exporteren. Je krijgt een CSV-bestand dat je kunt openen in Excel of Google Sheets.

Kan ik uren importeren in Moneybird?

Moneybird biedt geen standaard importfunctie voor uren. Je kunt wel via de Moneybird API uren aanmaken, of een tool als Synkr gebruiken die dit voor je regelt.

Conclusie

Uren boeken in Moneybird is eenvoudig als je de basisstappen kent. Voor freelancers die hun uren in een andere tool bijhouden, is het handmatig overnemen naar Moneybird tijdrovend en foutgevoelig. Door je workflow te automatiseren - met een koppeling of via de API - bespaar je tijd en voorkom je fouten in je facturatie.

Benieuwd hoeveel tijd je kunt besparen? Lees ons artikel over hoe je je administratietijd halveert.