Stop met uren overtypen in Simplicate

Als freelancer werk je voor meerdere opdrachtgevers tegelijk. Je houdt je uren bij in je eigen systeem (Toggl, een Excel-sheet, Google Sheets, Notion) zodat je één overzicht hebt van al je werk. Maar dan werkt een opdrachtgever met Simplicate. En die verwacht dat je uren daar ook in staan.

Dus typ je elke week dezelfde uren over. Freelancers die dit wekelijks doen zijn al snel een kwartier tot een half uur kwijt. Op jaarbasis loopt dat op tot 15 à 25 uur aan werk dat niets toevoegt.

• Tijd kwijt aan overtypen. Elke week dezelfde uren handmatig invoeren in Simplicate. Tijd die je aan je werk kunt besteden.
• Foutgevoelig. Verkeerd project, verkeerde duur, een regel overgeslagen. Handmatig overtypen gaat vroeg of laat mis.
• Geen toegevoegde waarde. De uren bestaan al in je eigen systeem. Overtypen voegt niets toe, het dupliceert alleen data.

Wat Synkr doet

Synkr verbindt jouw urensysteem met Simplicate. Je houdt de tool die je al gebruikt, typt niets over, en je uren staan in Simplicate alsof je ze daar handmatig had ingevoerd. Inclusief project, omschrijving, duur en of het declarabel is. Registreer je ook kilometers? Die synchroniseert Synkr apart als kilometerregistraties in Simplicate.

Je kunt uren insturen vanuit alle populaire tijdregistratie-tools: Toggl, Excel (upload), Excel Online, Google Sheets, Notion en CSV.

Toggl Track

Excel of CSV uploaden

Google Sheets

Excel Online

Notion

Na de eenmalige koppeling verloopt elke sync in vier stappen:

1. Koppelen. Verbind je bronsysteem eenmalig met Synkr. Duurt 5 tot 10 minuten.
2. Ophalen. Met één klik haalt Synkr je nieuwste uren op. Je ziet een overzicht: datum, omschrijving, duur, project.
3. Controleren. Klopt alles? Pas aan waar nodig. Niets gaat door zonder jouw bevestiging.
4. Doorsturen. Één klik en je uren staan in Simplicate. Synkr houdt bij wat al verstuurd is, dus nooit dubbele entries.

Wat andere freelancers ervan vinden

“Binnen tien minuten had ik Toggl en Simplicate gekoppeld, zonder handleiding. Synkr is heel gebruiksvriendelijk, ook als je niet technisch bent.”

L. de Vries

Grafisch ontwerper, Utrecht

“Het maandelijks overtypen van al mijn project uren in Simplicate ga ik zeker niet missen!”

P. Hermens

Marketing consultant, Uden

Waarom dit niet eerder bestond

Simplicate heeft koppelingen met boekhoudsoftware (Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online), maar die synchroniseren facturen, geen uren. Voor uren van buitenaf bestaan er twee koppelingen: ClockAssist en Jira. Geen van beide is wat de gemiddelde freelancer gebruikt.

Toggl, Excel, Google Sheets, Notion en CSV staan niet op Simplicate's integratiepagina. Niet omdat Simplicate iets mist, maar omdat de situatie zeldzaam genoeg was dat niemand er een koppeling voor had gebouwd.

Hoe de setup werkt

De koppeling vereist drie dingen uit Simplicate: een subdomain, een API-key en een API-secret. Omdat je werkt in de Simplicate-omgeving van je opdrachtgever, moet die je hiervoor autoriseren: een API-key aanmaken en die met jou delen. Dat is een eenmalige handeling en duurt voor de opdrachtgever hooguit vijf minuten.

Daarna doorloop je een wizard:

1. Medewerker selecteren. Synkr herkent automatisch bij welk account je hoort op basis van je e-mailadres.
2. Projecten koppelen. Je koppelt je eigen projecten aan de juiste Simplicate-projecten. Synkr matcht namen automatisch waar mogelijk.
3. Urentype instellen. Stel een standaard urentype in voor je registraties.
4. Controleren en synchroniseren. Bekijk de mapping, pas aan waar nodig, en synchroniseer.

Voor bureaus en opdrachtgevers