Excel uren naar e-Boekhouden: zo maak je facturen
Je houdt uren bij in Excel. Je boekhouding doe je in e-Boekhouden. Er is geen directe route tussen de twee — ook niet via Zapier. 37% van de ZZP'ers gebruikt Excel voor zijn administratie (Boekhouder.nl, 2024), maar voor desktop Excel bestaat er letterlijk geen automatiseringspad naar e-Boekhouden: het is een lokaal bestand, niet bereikbaar vanuit de cloud. Wat overblijft is handmatig facturen aanmaken op basis van je Excel-overzicht, of een koppeling via Synkr.
Waarom er geen directe route is
Aan de e-Boekhouden-kant: geen importfunctie voor uren. De zes koppelingen op e-Boekhouden's integratiepagina (Keeping, TimeChimp, TimeWriter en anderen) zijn allemaal eigen urenregistratie-tools. Ze koppelen hun eigen systeem aan e-Boekhouden — niet Excel.
Aan de Excel-kant: desktop Excel is niet bereikbaar vanuit de cloud. Zapier, Make en andere automatiseringstools werken via API-verbindingen. Een .xlsx-bestand op je harde schijf heeft geen API. Zapier heeft ook geen specifieke actie om facturen aan te maken in e-Boekhouden vanuit uren-data.
Excel Online (via OneDrive of SharePoint) is wél bereikbaar via de cloud, maar ook dan ontbreekt een werkende route naar e-Boekhouden voor uren.
Je opties
| Optie | Geschikt als... | Beperking |
|---|---|---|
| Handmatig facturen aanmaken | Je hebt weinig entries per week | Kost tijd, foutgevoelig bij volume |
| Zapier / Make | Je gebruikt Excel Online en wilt iets zelf bouwen | Geen kant-en-klare actie voor uren-naar-factuur in e-Boekhouden |
| Synkr | Je wilt facturen in e-Boekhouden vanuit je Excel-uren zonder handwerk | Vereist eenmalige setup (~10-15 min), upload per sync |
Hoe Synkr het doet
Je uploadt je Excel-bestand in Synkr. Synkr leest de kolommen en rijen uit en laat je instellen welke kolom datum, duur, omschrijving, project en klant bevat. Daarna verbind je e-Boekhouden met een API-token, stel je je factuursettings in, en koppel je klanten. Synkr maakt vervolgens per klant een factuur aan in e-Boekhouden.
Kolommen koppelen
Synkr herkent veelgebruikte kolomnamen automatisch. Een preview toont hoe je rijen gelezen worden.
| Jouw kolom | Synkr herkent o.a. |
|---|---|
| Datum | "datum", "date", "dag", "day" |
| Duur | "uren", "hours", "duur", "tijd", "minuten" |
| Omschrijving | "omschrijving", "beschrijving", "notitie", "note" |
| Project | "project", "opdracht", "taak", "task" |
| Klant | "klant", "opdrachtgever", "bedrijf", "customer" |
| Uurtarief | "uurtarief", "tarief", "rate" |
Duurformaten als "1:30", "1.5" (decimale uren) en "90" (minuten) worden allemaal herkend. Datumnotaties als DD-MM-YYYY en DD/MM/YYYY ook.
Uurtarieven
e-Boekhouden heeft uurtarieven nodig om factuurregels te berekenen. Die stel je in via Synkr: een standaardtarief voor alle klanten, of een specifiek tarief per klant. Heb je een tariefskolom in je Excel? Dan koppel je die en gebruikt Synkr die waarden direct.
Hoe de factuur eruitziet
Je kiest zelf hoe uren op de factuur verschijnen:
| Instelling | Wat er op de factuur staat |
|---|---|
| Per tijdregistratie | Elke uregel wordt een aparte factuurregel |
| Per project | Alle uren voor hetzelfde project worden samengevoegd |
| Per dag en project | Uren gegroepeerd per dag en project, met datum in de omschrijving |
Registreer je ook kilometers in je Excel? Synkr neemt die mee als aparte factuurregels met een eigen tarief.
Geen dubbele facturen
Synkr houdt bij welke entries al gefactureerd zijn. Upload je hetzelfde bestand opnieuw, dan worden al-verwerkte entries overgeslagen.
Bij een volgende sync upload je een nieuw of bijgewerkt Excel-bestand. Je factuursettings en klantmappings hoef je niet opnieuw in te stellen.
Meer over hoe e-Boekhouden omgaat met uren en welke andere koppelingen er bestaan: Uren koppelen aan e-Boekhouden: dit zijn je opties. Gebruik je Toggl in plaats van Excel? Lees dan Toggl uren naar e-Boekhouden: je opties. Of bekijk het volledige overzicht: Urenregistratie koppelen aan je boekhouding.