Simplicate koppeling voor freelancers

Een Simplicate koppeling voor freelancers verbindt je tijdregistratie-tool met Simplicate's urenregistratie- en projectmodule, zodat je uren automatisch op de juiste projecten en klanten terechtkomen zonder handmatig overtypen. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten in je facturatie.

Wat is Simplicate?

Wat is Simplicate? Simplicate is een Nederlands CRM- en projectmanagementplatform dat speciaal is gebouwd voor professionele dienstverleners. Het combineert klantbeheer, projectmanagement, urenregistratie en facturatie in één systeem.

Hoewel Simplicate oorspronkelijk is ontwikkeld voor bureaus en adviesbedrijven, gebruiken steeds meer freelancers het platform - vooral degenen die met meerdere klanten en projecten werken en behoefte hebben aan meer structuur dan een eenvoudig boekhoudpakket biedt.

Simplicate vs. traditionele boekhoudsoftware

Meer over de verschillen: Simplicate vs. Moneybird en Moneybird vs. e-Boekhouden.

Waarom een koppeling?

Als freelancer die Simplicate gebruikt, registreer je waarschijnlijk je uren in Simplicate zelf. Maar wat als je dat liever doet in een andere tool?

Veelvoorkomende scenario's:

• Je gebruikt Toggl voor tijdregistratie maar Simplicate voor projectbeheer en facturatie
• Je klant eist dat je uren registreert in Google Sheets maar jij factureert via Simplicate
• Je werkt met Excel-overzichten die je wilt importeren in Simplicate
• Je wilt je Notion-werkruimte koppelen aan Simplicate

In al deze gevallen moet je uren van de ene tool naar de andere krijgen. Zonder koppeling betekent dat handmatig overtypen.

De Simplicate API

Simplicate biedt een REST API waarmee je programmatisch toegang krijgt tot de meeste functionaliteit:

• Uren registreren - POST naar /hours/hours
• Projecten ophalen - GET /projects/project
• Klanten ophalen - GET /crm/organization
• Medewerkers ophalen - GET /hrm/employee

Authenticatie

De Simplicate API werkt met API-keys. Je genereert een API-key en -secret in Simplicate onder Instellingen > API. Deze credentials gebruik je als Basic Authentication bij elk API-verzoek.

Uren aanmaken via de API

Om uren te registreren via de API, heb je nodig:

• employee_id - Je medewerker-ID in Simplicate
• project_id - Het project waar de uren bij horen
• projectservice_id - De specifieke dienst binnen het project
• hours - Het aantal uren
• start_date - De datum
• note - Een omschrijving (optioneel)

Dit vereist dat projecten en diensten al zijn aangemaakt in Simplicate. De API staat geen "fuzzy matching" toe - je moet exacte ID's meesturen.

Koppelingen bouwen

Optie 1: Zelf bouwen

Als je technisch onderlegd bent, kun je een script schrijven dat:

1. Uren ophaalt uit je brontool (bijv. Toggl API)
2. Projecten matcht met Simplicate-projecten
3. Uren aanmaakt via de Simplicate API

Voordelen: Volledige controle, geen extra kosten Nadelen: Onderhoud, foutafhandeling, matching-logica moet je zelf bouwen

Optie 2: Via Zapier of Make

Je kunt een automatisering bouwen die bij elke nieuwe tijdregistratie in Toggl een uur aanmaakt in Simplicate.

Voordelen: Geen programmeerkennis nodig Nadelen: Beperkte Simplicate-integratie, kosten lopen op, geen bulkverwerking

Optie 3: Via Synkr

Synkr biedt een native Simplicate-koppeling die specifiek is gebouwd voor het synchroniseren van uren. Je koppelt je brontool (Toggl, Google Sheets, Excel, Notion) en Synkr regelt de rest:

• Automatische projectmatching - Synkr zoekt het juiste project en de juiste dienst in Simplicate
• Bulkverwerking - Synchroniseer een hele maand aan uren in één keer
• Handmatige controle - Bekijk welke uren worden gesynchroniseerd voordat je op de knop drukt
• Foutafhandeling - Duidelijke meldingen als iets niet klopt

Uren synchroniseren naar Simplicate

De workflow met Synkr

1. Koppel je bron - Verbind je tijdregistratie-tool (bijv. Toggl of Google Sheets)
2. Koppel Simplicate - Vul je Simplicate-domein, API-key en -secret in
3. Map de kolommen - Koppel velden als klant, project, uren en omschrijving aan de juiste Simplicate-velden
4. Synchroniseer - Bekijk de preview en klik op synchroniseren

Projectmatching

De grootste uitdaging bij het koppelen van externe uren aan Simplicate is het matchen van projecten. In Toggl heet een project misschien "Website redesign Bedrijf X", terwijl het in Simplicate "2026-003 Website" heet.

Synkr lost dit op door:

• Klantnamen te matchen (fuzzy matching)
• Projectnamen te vergelijken
• Bij een onzekere match: je te laten kiezen uit de beschikbare opties

Veelgestelde vragen

Heeft Simplicate een ingebouwde urenregistratie?

Ja, Simplicate biedt een uitgebreide urenregistratiemodule met timer, handmatige invoer en projectkoppeling. Voor veel freelancers is dit voldoende. De koppeling is vooral relevant als je je uren liever bijhoudt in een andere tool.

Kan ik uren uit Simplicate exporteren?

Ja, Simplicate biedt exportfunctionaliteit voor uren in de rapportagemodule. Je kunt ook de API gebruiken om uren op te halen.

Werkt Simplicate met de Belastingdienst-eisen?

Simplicate is geen boekhoudpakket, dus het genereert geen BTW-aangifte. De meeste Simplicate-gebruikers koppelen het aan een boekhoudsoftware voor de financiële administratie. Lees meer over BTW en uren.

Wat kost Simplicate?

Simplicate begint vanaf €25 per gebruiker per maand. Er zijn verschillende plannen beschikbaar, afhankelijk van welke modules je nodig hebt.

Is Simplicate ook geschikt voor solo-freelancers?

Ja, hoewel Simplicate oorspronkelijk voor teams is gebouwd. Als je meerdere klanten en projecten hebt en behoefte hebt aan CRM-functionaliteit, kan Simplicate als solo-freelancer prima werken. Voor eenvoudige administratie is Moneybird of e-Boekhouden mogelijk een betere (en goedkopere) keuze.

Conclusie

Een Simplicate koppeling bespaart freelancers die hun uren in een externe tool bijhouden het handmatige overtypen. Via de Simplicate API, automatiseringstools of een gespecialiseerde koppeling als Synkr kun je je workflow stroomlijnen. De juiste aanpak hangt af van je technische kennis, budget en hoeveel uren je maandelijks verwerkt.

Meer weten over het synchroniseren van uren? Lees ons artikel over handmatig vs. automatisch synchroniseren.