Toggl vs. Clockify vs. Google Sheets: welke kies je?
Toggl is de beste keuze voor freelancers die een krachtige timer en gedetailleerde rapportages willen. Clockify biedt vergelijkbare functionaliteit maar dan gratis. Google Sheets is ideaal voor wie maximale controle wil over de indeling en geen extra app wil leren.
Drie populaire opties
Als zzp'er in Nederland heb je keuze genoeg voor urenregistratie. Maar drie opties komen steeds weer naar voren: Toggl Track, Clockify en Google Sheets. Elk met hun eigen sterke en zwakke punten. We vergelijken ze diepgaand op de criteria die voor freelancers het meest relevant zijn.
De vergelijking in één overzicht
| Criterium | Toggl Track | Clockify | Google Sheets |
|---|---|---|---|
| Prijs | Gratis / €9/mnd | Gratis / €4/mnd | Gratis |
| Timer | Uitstekend | Goed | Niet beschikbaar |
| Handmatige invoer | Ja | Ja | Ja |
| Mobiele app | Uitstekend | Goed | Matig |
| Desktop app | Ja (Win/Mac/Linux) | Ja (Win/Mac/Linux) | Nee |
| Browser-extensie | Ja | Ja | N.v.t. |
| Rapportages | Uitgebreid | Goed | Zelf bouwen |
| Projecten/klanten | Ja | Ja | Handmatig |
| Tags | Ja | Ja | Handmatig |
| Export (CSV) | Ja | Ja | Ja |
| API | Ja | Ja | Ja |
| Offline werken | Ja | Ja | Beperkt |
| Koppeling boekhouding | Via Synkr | Via Synkr | Via Synkr |
| Privacy (EU-servers) | Ja (Estland) | Deels | Ja (Google EU) |
Toggl Track: de alrounder
Wat maakt Toggl bijzonder?
Toggl Track (voorheen Toggl) is sinds 2006 actief en heeft zich ontwikkeld tot de meest gepolijste tijdregistratie-tool op de markt. Het Estlandse bedrijf richt zich specifiek op professionals die snel en zonder frictie hun tijd willen bijhouden.
Sterke punten
- One-click timer - Start een timer met één klik. De interface is zo ontworpen dat het starten van een timer minder moeite kost dan het openen van je e-mail.
- Automatische tracking - Toggl kan automatisch detecteren welke applicaties en websites je gebruikt en suggesties doen voor tijdregistraties.
- Projectbudgetten - Stel budgetten in per project en ontvang waarschuwingen als je de limiet nadert.
- Rapportages - Summary, Detailed en Weekly reports met filters op klant, project, tag en periode.
- 100+ integraties - Direct te koppelen aan Asana, Jira, Trello, GitHub en vele andere tools.
Beperkingen
- Geavanceerde rapportages alleen in het betaalde plan (€9/mnd)
- Geen ingebouwde facturatie (maar wel te koppelen aan je boekhouding)
- Kan overweldigend aanvoelen als je maar een eenvoudige registratie nodig hebt
Beste voor
Freelancers die:
- Real-time willen bijhouden waar hun tijd naartoe gaat
- Gedetailleerde rapportages nodig hebben
- Waarde hechten aan een gepolijste app-ervaring
Clockify: het gratis alternatief
Wat maakt Clockify bijzonder?
Clockify positioneert zich als het gratis alternatief voor Toggl, en doet dat overtuigend. Het gratis plan biedt meer functies dan menig betaalde tool, inclusief onbeperkte tracking, projecten en gebruikers.
Sterke punten
- Onbeperkt gratis - Geen limiet op het aantal uren, projecten of gebruikers in het gratis plan.
- Timesheet-weergave - Naast de timer biedt Clockify een weekoverzicht in timesheet-formaat, ideaal voor wie liever aan het eind van de dag uren invoert.
- Kiosk-modus - Voor freelancers die op locatie bij klanten werken en daar willen in- en uitklokken.
- Goede API - De Clockify API is goed gedocumenteerd en geschikt voor integraties.
- Team-functies gratis - Als je met onderaannemers werkt, kunnen zij gratis meekijken.
Beperkingen
- De interface is functioneel maar minder gepolijst dan Toggl
- Sommige rapportage-opties zitten achter de betaalmuur
- Servers staan deels buiten de EU
Beste voor
Freelancers die:
- Geen geld willen uitgeven aan een tijdregistratie-tool
- Een eenvoudige maar complete oplossing zoeken
- Timesheet-achtige invoer prefereren boven een timer
Google Sheets: maximale controle
Wat maakt Google Sheets bijzonder?
Google Sheets als urenregistratie is het tegenovergestelde van een dedicated app: je bouwt alles zelf. En dat is precies de kracht.
Sterke punten
- Volledig aanpasbaar - Jij bepaalt de kolommen, formules, opmaak en structuur.
- Geen vendor lock-in - Je data is van jou, in een universeel format.
- Delen met boekhouder - Geef je boekhouder direct toegang tot je uren.
- Formules - SUMIF, draaitabellen, voorwaardelijke opmaak - de mogelijkheden zijn eindeloos.
- Gratis - Geen kosten, geen abonnement, geen limiet.
Beperkingen
- Geen timer - je moet handmatig uren invoeren
- Geen mobiele app die geoptimaliseerd is voor tijdregistratie
- Rapportages moet je zelf bouwen
- Vereist meer discipline dan een dedicated app
- Kan traag worden bij veel data
Beste voor
Freelancers die:
- De eenvoud van een spreadsheet prefereren
- Hun eigen systeem willen inrichten
- Al werken met Google Workspace
- Geen behoefte hebben aan een timer
Diepere vergelijking per use case
Use case 1: "Ik wil weten waar mijn tijd naartoe gaat"
Winnaar: Toggl
Toggl's automatische tracking en gedetailleerde rapportages geven je het beste inzicht in je tijdsbesteding. Je kunt precies zien hoeveel procent van je tijd factureerbaar is, welke projecten het meest renderen en waar je tijd "weglekt".
Use case 2: "Ik wil puur uren registreren voor facturatie"
Winnaar: Google Sheets of Clockify
Als je alleen uren bijhoudt om te factureren, is een spreadsheet vaak de snelste optie. Clockify is een goed alternatief als je liever een timer gebruikt maar geen geld wilt uitgeven.
Use case 3: "Ik wil bewijs voor het urencriterium"
Winnaar: Gelijkspel
Alle drie de tools zijn geschikt voor het urencriterium. De Belastingdienst eist geen specifiek format - als je maar kunt aantonen hoeveel uur je hebt gewerkt. Export naar CSV of PDF volstaat als bewijs.
Use case 4: "Ik wil mijn uren doorkoppelen naar Moneybird"
Winnaar: Gelijkspel (via Synkr)
Geen van de drie tools heeft een directe koppeling met Nederlandse boekhoudsoftware. Via Synkr kun je alle drie koppelen aan Moneybird, Simplicate of e-Boekhouden. Lees meer over het synchroniseren van uren.
Use case 5: "Ik werk veel onderweg"
Winnaar: Toggl
De Toggl mobiele app is de beste in zijn klasse. Een timer starten kost letterlijk twee tikken. Clockify is een goede tweede. Google Sheets op mobiel is niet ideaal voor snelle tijdregistratie.
Privacy en data
Als zzp'er in Nederland wil je weten waar je data staat:
| Aspect | Toggl | Clockify | Google Sheets |
|---|---|---|---|
| Bedrijf gevestigd in | Estland (EU) | VS (Coing Inc.) | VS (Google) |
| Data-opslag | EU | VS + EU | EU (optie) |
| AVG-compliant | Ja | Ja (DPA beschikbaar) | Ja |
| Data-export | CSV, PDF | CSV, PDF, Excel | CSV, Excel |
| Account verwijderen | Ja | Ja | Ja |
De combinatie-aanpak
Je hoeft niet te kiezen. Sommige freelancers combineren tools:
- Toggl + Google Sheets - Toggl voor de timer, exporteren naar Google Sheets voor rapportages en analyse
- Clockify + Notion - Clockify voor de timer, Notion voor het grotere plaatje
- Google Sheets + boekhouding - Google Sheets als centrale bron, doorkoppelen naar Moneybird via Synkr
Het risico van combineren: je uren staan op twee plekken, wat tot inconsistenties kan leiden. Houd één systeem als "bron van waarheid".
Veelgestelde vragen
Kan ik makkelijk overstappen van de ene tool naar de andere?
Ja, alle drie bieden export in CSV-format. Je kunt je historische data meenemen, al kost het wat tijd om alles in te richten.
Welke tool is het beste voor startende zzp'ers?
Google Sheets als je het simpel wilt houden, Clockify als je een gratis app wilt met een timer. Begin eenvoudig en stap over naar Toggl als je merkt dat je meer nodig hebt.
Kan ik uren importeren uit de ene tool in de andere?
Niet direct. Je kunt wel exporteren (CSV) en handmatig importeren, of een koppeltool gebruiken.
Conclusie
Toggl wint op functionaliteit en polish, Clockify op prijs-kwaliteitverhouding, en Google Sheets op flexibiliteit en eenvoud. De beste keuze hangt af van je werkstijl: ben je een timer-persoon of een ik-vul-het-later-in-persoon? Heb je behoefte aan rapportages of is een simpel overzicht genoeg?
Welke tool je ook kiest: het belangrijkste is dat je je uren consequent bijhoudt. En als je ze wilt doorkoppelen naar je boekhouding? Dan doet Synkr dat voor je. Bekijk ook ons complete overzicht van de beste urenregistratie-apps voor freelancers.