Moneybird koppelen met Zapier: wat kan wel, wat niet — en wat dan?

Zapier heeft een Moneybird-koppeling. Je kunt er facturen mee aanmaken, contacten bijwerken en betalingen triggeren. Maar Zapier heeft geen 'Create Time Entry' actie voor Moneybird. Je kunt dus geen uren aanmaken in Moneybird's urenregistratie via Zapier. Dat is het meest gevraagde en het ontbreekt.

Wat Zapier wél kan met Moneybird

De Zapier-koppeling voor Moneybird is functioneel voor boekhoudautomation:

• Factuur aanmaken als trigger elders plaatsvindt
• Contact bijwerken of aanmaken
• Offerte aanmaken of versturen
• Betaling verwerken
• Boeking triggeren op basis van een event

Dat is bruikbaar als je iets wilt automatiseren rondom facturering. Nieuwe klant in je CRM en automatisch een contact in Moneybird aanmaken, of een factuur aanmaken op basis van een trigger in een ander systeem. Daarvoor is Zapier een redelijke keuze.

Maar de urenregistratie van Moneybird — waarmee je uren koppelt aan projecten en contacten, bijhoudt of ze declarabel zijn, en met een klik factureert — bereik je niet via Zapier.

Wat Zapier niet kan met Moneybird

• Uren aanmaken in Moneybird's urenregistratie (geen Create Time Entry actie)
• Uren importeren vanuit Toggl, Excel, Sheets of Notion als time entries
• Synchroniseren met Moneybird's uren-overzicht voor fiscale aftrek

Make (voorheen Integromat) heeft 32 modules voor Moneybird, meer dan Zapier. Maar met dezelfde blinde vlek: geen module voor het aanmaken van uren-entries. De modules richten zich op facturen, offertes, bonnen en contacten.

Dit is geen fout in de koppeling. Zapier en Make kunnen gewoon niet wat je wilt.

Waarom die actie er niet is

Moneybird heeft wel degelijk een API-eindpunt voor uren. Via POST /api/v2/{administration_id}/time_entries.json kun je uren aanmaken met velden als omschrijving, project, contactpersoon, start- en eindtijd en declarabel. Het heeft zelfs een eigen OAuth-scope, los van facturen (bron: developer.moneybird.com).

Het probleem is niet dat het technisch onmogelijk is. Zapier en Make hebben dat eindpunt simpelweg nooit geïmplementeerd. Generieke automatiseringsplatforms richten zich op de acties die de meeste gebruikers nodig hebben. Voor hun brede gebruikersbasis zijn dat facturen en contacten. Uren-entries in een Nederlands boekhoudpakket zijn specifiek genoeg dat ze er tot nu toe niet bij zitten.

Hoe Synkr het oplost

Synkr is specifiek gebouwd voor het doorsturen van uren naar Moneybird's urenregistratie. Je verbindt de tool waarin je uren bijhoudt met je Moneybird-administratie, haalt de entries op, controleert ze en stuurt ze door. Synkr werkt met Toggl, Excel, Google Sheets, Notion en CSV als bron.

De setup duurt ongeveer 10 minuten:

1. Bron verbinden. Kopieer je API-token uit je urenregistratie-tool en plak het in Synkr. Bij Toggl is dat Profiel, bij Excel en Sheets upload je je bestand of koppel je je Google-account.
2. Moneybird verbinden. Kopieer je Moneybird API-token of koppel via OAuth. Kies je administratie.
3. Projecten koppelen. Koppel de projecten uit je urenregistratie aan de projecten in Moneybird. Auto-match op naam helpt, maar je controleert het zelf.
4. Uren ophalen en doorsturen. Kies een startdatum, haal je uren op en bekijk het overzicht. Selecteer wat je wilt doorsturen en bevestig.

Dit is wat er per entry doorgaat:

Synkr houdt bij welke entries al zijn doorgestuurd. Je kunt hetzelfde stuk niet twee keer insturen, ook niet als je Synkr meerdere keren voor dezelfde periode gebruikt.

Meer over de setup per bron: Toggl uren naar Moneybird.

Andere opties

Handmatig overtypen werkt als je weinig entries per week hebt en het volume klein blijft. Voor wie structureel meerdere projecten of klanten bijhoudt, kost het snel te veel tijd.

Een CLI-tool zoals toggl2moneybird (bron: github.com/rdb/toggl2moneybird) werkt voor Toggl-gebruikers die comfortabel zijn met de command line. Geen UI, geen ondersteuning.

Een volledig overzicht van alle opties om uren in Moneybird te krijgen: Uren importeren in Moneybird: dit zijn je opties.