Urenregistratie koppelen aan je boekhouding: wat kan en wat niet
Je registreert je uren in Toggl, Excel, Google Sheets of Notion. Je boekhouding doe je in Moneybird of e-Boekhouden. Maar een directe koppeling tussen die twee werelden bestaat meestal niet. Het resultaat: je typt dezelfde uren over, elke week opnieuw. De tijd die je daaraan besteedt is zelf niet-declarabel.
37% van de ZZP'ers gebruikt Excel voor hun boekhouding (Boekhouder.nl, 2024). Op urenregistratieexcel.nl zijn meer dan 20.000 templates gedownload. Veel van die mensen registreren hun uren ergens anders dan in hun boekhoudpakket. En voor de meeste van hen is de enige route: handmatig overtypen.
Welke boekhoudpakketten ondersteunen uren-import?
Kort antwoord: geen enkel boekhoudpakket ondersteunt het importeren van uren vanuit externe tools.
| Boekhoudpakket | Accounts | Ingebouwde urenregistratie | Import van uren | Koppelingen voor uren |
|---|---|---|---|---|
| Moneybird | 390.000+ (bron: moneybird.nl) | Ja (handmatig + timer) | Nee. "Het is niet mogelijk om in één keer uren toe te voegen" (bron: helpcenter.moneybird.nl) | Keeping, TimeChimp (maken facturen, geen uren-entries) |
| e-Boekhouden | 500.000+ (bron: e-boekhouden.nl, cumulatief) | Ja (handmatig, geen timer) | Nee. Importfuncties bestaan voor facturen en boekingen, niet voor uren (bron: e-boekhouden.nl/functies/importfuncties) | 6 partners: Keeping, Tessa, TimeChimp, TimeMate, TimeWriter, Yoobi |
Beide pakketten hebben een werkende ingebouwde urenregistratie. Als je al je uren daar registreert, heb je geen koppeling nodig. Maar als je uren elders bijhoudt, is er geen manier om ze in bulk toe te voegen.
Welke koppelingen bestaan er?
De bestaande koppelingen zijn er voor tools die zelf urenregistratie bieden: Keeping, TimeChimp, TimeMate en anderen. Ze verbinden hun eigen tool met het boekhoudpakket.
Gebruik je een andere bron? Dan ziet het er zo uit:
| Bron | Moneybird | e-Boekhouden | Via Synkr |
|---|---|---|---|
| Keeping / TimeChimp | Ja (maakt facturen) | Ja | Niet nodig |
| Toggl | Geen koppeling | Geen koppeling | Uren naar Moneybird, facturen naar e-Boekhouden |
| Google Sheets | Geen koppeling | Geen koppeling | Uren naar Moneybird, facturen naar e-Boekhouden |
| Excel (desktop) | Niets | Niets | Uren naar Moneybird, facturen naar e-Boekhouden |
| Notion | Geen koppeling | Niets geverifieerd | Uren naar Moneybird, facturen naar e-Boekhouden |
| CSV | Geen uren-import | Geen uren-import | Uren naar Moneybird, facturen naar e-Boekhouden |
Zapier en Make koppelen sommige van deze bronnen met Moneybird en e-Boekhouden, maar ze zijn generiek. Zapier heeft geen "Create Time Entry" actie voor Moneybird. En voor desktop Excel bestaat er helemaal geen automatiseringspad: het is een lokaal bestand, niet bereikbaar vanuit de cloud.
Meer over Moneybird: Uren importeren in Moneybird: dit zijn je opties. Meer over e-Boekhouden: Uren koppelen aan e-Boekhouden: dit zijn je opties.
Hoe Synkr dit oplost
Synkr is een hub tussen je urenregistratie en je boekhouding. Je houdt de tool die je al gebruikt. Synkr haalt je uren op, je ziet ze in een overzicht met datum, project, klant en duur, en je kiest zelf wat je doorstuurt. Niks gaat door zonder jouw akkoord.
Bij Moneybird stuurt Synkr je uren naar de urenregistratie: datum, omschrijving, duur, project, contactpersoon, declarabel. Ze verschijnen precies alsof je ze handmatig had ingevoerd. Bij e-Boekhouden maakt Synkr facturen aan vanuit je uren, vergelijkbaar met hoe bestaande koppelingen werken.
Geen dubbele entries
Synkr houdt bij wat al gesynchroniseerd is. Geen dubbele entries, ook niet als je hetzelfde bestand twee keer uploadt.
Hoe dat werkt per combinatie: Toggl naar Moneybird | Excel of Sheets naar Moneybird | Toggl naar e-Boekhouden
Welke aanpak past bij jou?
| Jouw situatie | Beste optie |
|---|---|
| Je registreert al je uren in Moneybird of e-Boekhouden | Je hebt geen koppeling nodig. De ingebouwde urenregistratie is voldoende. |
| Je gebruikt Keeping, TimeChimp of een andere tool met eigen koppeling | Gebruik de bestaande koppeling van die tool. |
| Je gebruikt Toggl, Excel, Sheets, Notion of CSV en wilt je uren in Moneybird | Synkr. Geen van deze bronnen heeft een eigen Moneybird-koppeling. |
| Je gebruikt Toggl, Excel, Sheets, Notion of CSV en wilt facturen in e-Boekhouden | Synkr. Tenzij je al een van de zes integratiepartners gebruikt. |
| Je hebt weinig entries per week en het overtypen stoort je niet | Handmatig werkt prima. Nul setup, nul kosten. |
Eerlijk: voor de meeste freelancers die hun uren al in hun boekhoudpakket registreren, is een koppeling overbodig. Synkr is er voor de rest. De mensen die uren bijhouden in Toggl, een spreadsheet of Notion, en die elke week dezelfde uren overtypen naar hun boekhouding.
