Excel of Sheets uren naar Moneybird: zo doe je dat
Je houdt je uren bij in Excel of Google Sheets. Je boekhouding doe je in Moneybird. Maar Moneybird heeft geen importfunctie voor uren. Het helpcenter is er kort over: "Het is niet mogelijk om in één keer uren toe te voegen" (bron: helpcenter.moneybird.nl). Wat overblijft is handmatig overtypen, of een koppeling.
Je bent niet de enige met dit probleem. 37% van de ZZP'ers gebruikt Excel voor hun boekhouding (Boekhouder.nl, 2024). Op urenregistratieexcel.nl alleen al zijn meer dan 20.000 templates gedownload (bron: urenregistratieexcel.nl). Al die uren moeten op een gegeven moment naar Moneybird. En voor de meeste mensen betekent dat: overtypen.
Waarom is er geen directe route?
Moneybird heeft geen CSV-import, geen Excel-upload, geen bulk-invoer voor uren. De bestaande koppelingen (Keeping, TimeChimp, Time On) werken alleen met hun eigen urenregistratie-tool, niet met spreadsheets.
Vanuit de spreadsheet-kant is het niet beter. Zapier en Make koppelen wel met Moneybird, maar hebben geen "Create Time Entry" actie. Je kunt er facturen mee aanmaken, maar geen uren in Moneybird's urenregistratie krijgen. Desktop Excel heeft helemaal geen automatiseringspad: het is een lokaal bestand, niet bereikbaar vanuit de cloud.
Je opties
| Optie | Geschikt als... | Beperking |
|---|---|---|
| Handmatig overtypen | Je hebt weinig entries per week | Kost tijd, foutgevoelig bij meer dan een paar regels |
| Zapier / Make | Je wilt facturen aanmaken vanuit Sheets (niet uren-entries) | Kan geen uren in Moneybird's urenregistratie aanmaken. Werkt niet met desktop Excel. |
| Synkr | Je wilt je spreadsheet-uren in Moneybird zonder overtypen | Eenmalige setup nodig (~10 min voor Sheets, iets langer voor Excel door kolom-mapping) |
Hoe Synkr het doet
Welke spreadsheet je ook gebruikt, de stappen zijn dezelfde: verbinden, kolommen koppelen, controleren, doorsturen. Alleen de manier van verbinden verschilt.
Google Sheets: je koppelt je sheet één keer via je Google-account. Plak de URL, kies het werkblad, klaar. Bij elke sync leest Synkr de actuele data uit je sheet.
Excel: je uploadt je .xlsx-bestand. Synkr leest de kolommen en rijen uit. Bij een volgende sync upload je het bestand opnieuw. Een desktop-bestand is niet vanuit de cloud bereikbaar, dus een persistente koppeling is hier niet mogelijk.
Excel Online: als je bestand in OneDrive staat, kun je het koppelen via je Microsoft-account. Eenmalige setup, daarna live uitlezen, net als bij Google Sheets.
Kolommen koppelen
Iedereen zijn spreadsheet ziet er anders uit. Synkr probeert zelf uit te zoeken welke kolom wat is:
| Jouw kolom | Synkr herkent o.a. |
|---|---|
| Datum | "datum", "date", "dag" |
| Duur | "uren", "hours", "duur", "minuten" |
| Omschrijving | "omschrijving", "beschrijving", "notitie" |
| Project | "project", "opdracht", "taak" |
| Klant | "klant", "opdrachtgever", "bedrijf" |
| Declarabel | "declarabel", "billable", "factureerbaar" |
Je ziet een preview van je data met de voorgestelde mapping. Klopt het niet? Pas het aan. Verplicht zijn alleen datum en duur. De rest is optioneel.
Flexibele formaten
Synkr herkent verschillende duurformaten: 1:30 (uren:minuten), 1.5 (decimale uren), of 90 (minuten). En datumformaten als DD-MM-YYYY, DD/MM/YYYY en Excel-serienummers. Je hoeft je spreadsheet niet aan te passen aan Synkr.
Wat er naar Moneybird gaat
| Spreadsheet | Moneybird |
|---|---|
| Datum + duur | Datum + duur |
| Omschrijving | Omschrijving |
| Project | Project (via koppeling) |
| Klant | Contactpersoon (via koppeling) |
| Declarabel | Declarabel |
Geen dubbele uren
Synkr houdt bij welke entries al gesynchroniseerd zijn. Upload je hetzelfde bestand opnieuw, dan worden entries die al doorgestuurd zijn overgeslagen. Geen dubbele uren in Moneybird.
Meer over hoe Moneybird omgaat met uren en welke andere koppelingen er bestaan: Uren importeren in Moneybird: dit zijn je opties. Of bekijk het volledige overzicht: Urenregistratie koppelen aan je boekhouding.
