Uren importeren in Moneybird: dit zijn je opties
Moneybird ondersteunt geen bulk-import van uren. Als je uren wilt importeren in Moneybird vanuit Toggl, Excel, Google Sheets of een ander systeem, blijft handmatig overtypen over. Tenzij je een koppeling gebruikt.
Wat Moneybird zelf biedt
Moneybird heeft een ingebouwde urenregistratie. Je kunt handmatig uren invoeren of een timer starten, uren koppelen aan projecten en contacten, en met een klik een factuur maken vanuit geregistreerde uren. Het onderscheidt declarabel en niet-declarabel, en houdt je urencriterium bij voor de zelfstandigenaftrek.
Voor ZZP'ers die al hun uren in Moneybird registreren, is dit voldoende. Je hebt dan geen extra koppeling nodig.
Maar als je uren elders registreert, bijvoorbeeld omdat je Toggl gebruikt, je uren in een spreadsheet bijhoudt, of met Notion werkt, dan moet je die uren handmatig overtypen naar Moneybird. En dat is waar het knelt. Moneybird heeft meer dan 390.000 accounts (bron: moneybird.nl) en alle betaalde abonnementen (vanaf EUR 15/maand) bevatten urenregistratie (bron: moneybird.nl/prijzen), maar een importfunctie voor uren ontbreekt.
Uren boeken in Moneybird (stap-voor-stap)
Voor wie Moneybird's eigen urenregistratie gebruikt: uren boek je via het tabblad Uren in het hoofdmenu. Per project leg je tijd vast op een contactpersoon, met de juiste datum en omschrijving. Daarna kun je die uren in één klik omzetten naar een conceptfactuur.
1. Een project aanmaken
Voordat je een uur kunt boeken, heb je een project nodig. Maak een nieuw project aan via de projectenpagina, koppel het aan een contactpersoon en stel een uurtarief in. Het uurtarief is technisch optioneel, maar zonder tarief kun je later niet rechtstreeks vanuit de urenregels factureren. Moneybird weet dan niet welk bedrag op de factuur moet komen.
2. Tijd toevoegen
Open het project en voeg een urenregel toe. Je vult de datum in, het aantal uren (of een start- en eindtijd) en een omschrijving. Sla op. Je kunt ook de timer gebruiken als je real-time wilt bijhouden waar je tijd aan kwijt bent. De datum is vrij te kiezen, dus uren van gisteren of vorige week kun je net zo goed achteraf invoeren.
3. Uren factureren
Zodra je uren klaarstaan, open je het project en selecteer je de regels die je wilt factureren. Stuur de selectie door naar een factuur en Moneybird maakt een conceptfactuur met de juiste bedragen, BTW en omschrijvingen. De gefactureerde uren worden gemarkeerd, zodat je ze niet per ongeluk dubbel meeneemt op de volgende factuur.
Loopt het mis? Meestal zit het in drie dingen: er staat geen uurtarief op het project, de contactpersoon op het project komt niet overeen met de factuurontvanger, of de uren zijn eerder al gefactureerd. Voor BTW-vragen rondom uren is BTW en uren als zzp'er een logische vervolgstap.
Waarom er geen importfunctie is
Moneybird heeft importfuncties voor bankafschriften, contacten en producten, maar niet voor uren. Het helpcenter is er kort over: "Het is niet mogelijk om in één keer met terugwerkende kracht uren uit het verleden toe te voegen. Je kunt in het tabblad Uren alleen handmatig de uren toevoegen." Geen CSV-upload, geen bulk-import, geen manier om meerdere uren tegelijk via de interface in te lezen.
Moneybird heeft wel een volledige API voor uren (/time_entries), waarmee je programmatisch uren kunt aanmaken, bijwerken en verwijderen. Dat is een developer-tool, niet iets voor eindgebruikers. In de praktijk betekent het: registreer je 20 uren per week in Toggl en wil je ze in Moneybird hebben, dan typ je ze over. Elke week opnieuw.
Welke koppelingen bestaan er?
Op Moneybird's koppelingenpagina staan vier tools onder "Urenadministratie-software". Twee daarvan, Nanda en Timi, zijn niet meer actief: hun domeinen staan te koop. Blijven over: Keeping en TimeChimp. En die doen iets anders dan je misschien verwacht.
Keeping maakt facturen aan in Moneybird vanuit Keeping-uren. Het stuurt geen uren door naar Moneybird's eigen urenregistratie. Je uren verschijnen als factuurregels, niet in het urenoverzicht. Gratis voor 1 gebruiker, betaalde plannen vanaf rond €6,50 per maand bij jaarbetaling.
TimeChimp staat op Moneybird's pagina, maar TimeChimp vermeldt Moneybird niet zichtbaar op hun eigen integratiepagina. De status van die koppeling is onduidelijk en TimeChimp begint hoger (rond €9 per gebruiker per maand).
Beide vragen dat je je uren ín die tool bijhoudt. Gebruik je Toggl, Excel, Google Sheets, Notion of CSV? Die staan niet op Moneybird's koppelingenpagina, niet onder urenregistratie en niet onder een andere categorie.
Voor Toggl bestaan er Zapier- en Make-koppelingen, maar die zijn generiek: je moet zelf velden mappen en ze maken facturen aan in plaats van uren-entries. Er zijn ook open-source projecten die de Moneybird API direct aanspreken, zoals toggl2moneybird en TogglMoneybirdIntegration. Die maken wél uren-entries aan, maar vereisen command-line ervaring en worden niet actief onderhouden. Voor Zapier en alle alternatieven: Moneybird koppelen met Zapier: wat werkt (en wat niet).
Voor CSV bestaat er geen enkele directe koppeling met Moneybird.
Hoe Synkr dit oplost
Synkr is een hub die je urenregistratie verbindt met Moneybird. Het is geen urenregistratie-tool. Je houdt de tool die je al gebruikt.
Zo werkt het:
- Verbind je bron. Koppel Toggl, Google Sheets, Excel, Notion of CSV aan Synkr. Duurt 5-10 minuten.
- Haal uren op. Synkr haalt je uren op uit de bron. Je ziet ze in een overzicht: datum, omschrijving, duur, project, klant.
- Controleer. Bekijk of alles klopt. Entries die je niet wilt doorsturen kun je verwijderen.
- Stuur door naar Moneybird. Selecteer de entries die je wilt doorsturen en bevestig. Synkr maakt uren-entries aan in Moneybird's urenregistratie, niet facturen.
Synkr stuurt datum, omschrijving, duur, project, contactpersoon en declarabel/niet-declarabel door. Je uren verschijnen in Moneybird's urenregistratie, precies alsof je ze daar had ingevoerd.
Geen dubbele entries
Synkr houdt bij welke entries al zijn doorgestuurd, zodat je geen dubbele krijgt. En je kunt dezelfde uren ook naar andere bestemmingen sturen, zoals Simplicate of e-Boekhouden.
Welke optie past bij jou?
| Optie | Geschikt als... | Beperkingen |
|---|---|---|
| Moneybird's eigen urenregistratie | Je registreert al je uren in Moneybird | Je kunt geen uren importeren vanuit andere tools |
| Keeping | Je gebruikt Keeping als urenregistratie-tool | Maakt facturen, geen uren-entries. Alleen vanuit Keeping, niet vanuit Toggl/Excel/Sheets. |
| Zapier / Make | Je hebt technische ervaring en gebruikt Toggl | Generiek, geen uren-awareness, geen deduplicatie, maakt facturen |
| Handmatig overtypen | Je hebt weinig uren per week en een enkel systeem | Kost tijd, foutgevoelig bij volume |
| Synkr | Je registreert uren buiten Moneybird en wilt ze zonder overtypen in Moneybird krijgen | Vereist eenmalige setup (5-10 min). Werkt nu met Toggl, Excel, Sheets, Notion en CSV. Mis je een bron? Je kunt er een aanvragen. |
Eerlijk: als Moneybird's eigen urenregistratie voor jou werkt, heb je geen koppeling nodig. Synkr is er voor mensen die uren al elders registreren en ze zonder overtypen in Moneybird willen krijgen.
Per bron: uren in Moneybird krijgen
De juiste route hangt af van waar je je uren nu bijhoudt.
Vanuit Toggl
Toggl is onder Nederlandse zzp'ers de populairste externe urenregistratie, gekozen om de timer, tags en mobiele apps. Maar Toggl heeft geen native koppeling met Nederlandse boekhoudsoftware: niet met Moneybird, niet met e-Boekhouden, niet met Simplicate. Wie elke maand factureert vanuit Moneybird, loopt tegen handwerk aan.
Je hebt drie opties: exporteren als CSV en overtypen, een Zapier-flow bouwen die facturen aanmaakt (geen uren-entries), of de directe route via Toggl naar Moneybird. Synkr leest de Toggl-API uit en maakt echte uren-entries aan in Moneybird's urenregistratie.
Vanuit Excel of Google Sheets
Veel zzp'ers, vooral starters en mensen met een eigen sjabloon, houden uren bij in een spreadsheet. Het voordeel: volledige vrijheid in kolommen en formules. Het nadeel: Moneybird kan die spreadsheet niet inlezen. Geen CSV-upload, geen Excel-import, geen Sheets-koppeling vanuit Moneybird zelf.
De stappen verschillen per spreadsheet-type. Voor de volledige uitleg en alle drie routes (Excel-upload, Excel Online, Google Sheets), zie Excel-uren importeren in Moneybird of Google Sheets uren naar Moneybird.
Vanuit Notion
Notion-databases als urenregistratie zijn populair geworden bij mensen die al hun werk in Notion plannen. Een eigen database met datum, klant, project en duur is snel opgezet. Maar Notion exporteert geen uren naar Moneybird, en de bestaande Notion-integraties van Moneybird gaan over andere dingen.
Synkr leest een Notion-database uit en behandelt elke rij als een uurregistratie. Je mapt eenmalig de kolommen. Meer in Notion naar Moneybird.
Vanuit Simplicate
Een speciaal geval: zzp'ers die voor opdrachtgevers werken die Simplicate gebruiken, registreren daar uren voor hun klant én houden daarnaast een eigen tracker bij voor hun eigen administratie. Niet vanwege een tekortkoming van Simplicate, maar omdat je je primaire registratie niet in drie verschillende klantsystemen tegelijk kunt doen als je voor meerdere opdrachtgevers werkt.
Synkr werkt ook richting Simplicate als bestemming, zodat je je eigen registratie kunt doorsturen naar Moneybird voor je boekhouding en naar Simplicate voor je opdrachtgever. Meer in Simplicate uren koppeling.
Gebruik je een ander boekhoudpakket, of wil je het volledige overzicht? Lees Urenregistratie koppelen aan je boekhouding.
Veelgestelde vragen
Kan ik uren in bulk importeren in Moneybird?
Nee. Moneybird heeft geen importfunctie voor uren. Je kunt uren handmatig invoeren of via de API toevoegen, maar er is geen CSV-upload of bulk-import via de interface. Tools zoals Synkr gebruiken de API om uren vanuit andere systemen in Moneybird te krijgen.
Kan ik uren met terugwerkende kracht boeken in Moneybird?
Ja. Bij het toevoegen van een uurregel kies je zelf de datum, dus uren van vorige week of vorige maand kun je alsnog invoeren. Wat niet kan, is een bulk-import met terugwerkende kracht: entries voeg je één voor één toe via de interface, of programmatisch via de API.
Hoe exporteer ik mijn uren uit Moneybird?
Ga naar het tabblad Uren, filter op de periode die je nodig hebt en gebruik de exportknop. Je krijgt een CSV-bestand dat in Excel of Google Sheets te openen is. Handig voor rapportage of als back-up, maar minder geschikt om je uren naar een andere urenregistratie terug te brengen, omdat de structuur op Moneybird's interne velden gericht is.
Welke urenregistratie-tools hebben een Moneybird-koppeling?
Keeping en TimeChimp staan op Moneybird's koppelingenpagina, maar beide maken facturen aan vanuit uren in hun eigen tool. Ze sturen geen uren door naar Moneybird's eigen urenregistratie. Synkr doet dat wel, vanaf bronnen als Toggl, Excel, Google Sheets, Notion en CSV.
Wat doet Synkr anders dan Keeping of TimeChimp?
Keeping en TimeChimp zijn zelf urenregistratie-tools. Wie ze gebruikt, moet zijn uren bij hen invoeren. Synkr is geen urenregistratie-tool; het verbindt de tool die je al gebruikt met Moneybird en zet uren neer in Moneybird's urenregistratie. Werkt nu met Toggl, Excel, Sheets, Notion en CSV, en er komen meer bronnen bij.
Kan ik uren vanuit Excel naar Moneybird sturen?
Niet zonder tussenoplossing. Moneybird ondersteunt geen Excel-import voor uren. Met Synkr upload je je Excel-bestand, controleer je de entries en stuur je ze door. Werkt ook met Google Sheets en Excel Online.
Wat kost Zapier voor Toggl naar Moneybird?
Zapier's gratis plan biedt 100 taken per maand. Met ongeveer 25 uurregistraties per week zit je daar al aan. Daarboven heb je een betaald plan nodig (Professional vanaf $19,99 per maand bij jaarbetaling, op moment van schrijven). Belangrijk: Zapier maakt in Moneybird facturen aan, geen uren-entries. Voor het doorsturen naar de urenregistratie zelf werk je via de API of een tool als Synkr.